Tietoa läheltä piti -tilanteista ei pidä pantata

Työkalu läheltä piti -tilanteiden hallintaan

Yhtä vakavaa työtapaturmaa kohti sattuu 600 läheltä piti-tilannetta

Työtapaturmien määrä vähenee, jos myös kaikki läheltä piti -tilanteet raportoidaan, analysoidaan ja vaaran aiheuttajat poistetaan. Siksi tietoja ”melkein” tapahtuneesta ei pidä pantata, vaan ne tulisi tutkia samalla tavalla kuin työtapaturmatkin.

Läheltä piti -tapauksilla tarkoitetaan sellaisia tilanteita, joissa on ”jo melkein” tapahtunut työtapaturma tai ollut onnettomuuden vaara, mutta henkilö- tai materiaalivahingoilta on kuitenkin säästytty.

Tyypillisiä tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi työntekijöiden kaatumiset, liukastumiset tai kompastumiset, esineiden putoamiset tai vaikkapa väkivallalla uhkaaminen, mikä on yleistynyt muun muassa hoitotyössä ja monilla palvelualoilla. Tilanteista on kuitenkin selvitty pelkällä säikähdyksellä, eikä aineellisiakaan vahinkoja ole syntynyt.

Läheltä piti -tilanteet – samoin kuin vaaratilanteet – tulee aina ilmoittaa työnantajalle, vaikkapa lähimmälle esimiehelle, eikä tietoa niistä pidä missään nimessä pantata. Kaikkia tapaturmaan johtaneita tilanteita edeltää aina vaaratilanne.

Yhtä vakavaa työtapaturmaa kohti sattuu keskimäärin 600 läheltä piti -tilannetta. Vuonna 2016 sattui yhteensä 118 590 työtapaturmaa. Näistä 97 116 oli työpaikkatapaturmia ja 21 475 asunnon ja työpaikan välisellä matkalla sattuneita työtapaturmia.

Useissa tutkimuksissa on havaittu, että mitä enemmän läheltä piti -tilanteista tehdään ilmoituksia, sitä vähemmän organisaatiossa sattuu työtapaturmia.

Monet työpaikat kannustavat raportoimaan läheltä piti -tilanteista tai jopa asettavat työntekijöilleen ilmoittamiseen liittyviä tavoitteita, esimerkiksi niin, että jokainen työntekijä tekee vähintään yhden ilmoituksen vuodessa.

– Tavoitteena ei tietenkään ole kasvattaa sattuneita vahinkoja vaan aktivoida niistä tehtyjä havaintoja. Tarkoituksena on kiinnittää huomiota vaaratilanteisiin ja vaarallisiin olosuhteisiin läpi organisaatiorajojen. Näin vähennetään työtapaturmia ja sitä kautta myös yritykselle aiheutuneita kustannuksia, sanoo muun muassa Työturvallisuuskeskuksessa asiantuntijana työskennellyt Tarja Suonpää.

Suonpää on tehnyt Oppaan läheltä piti -käytänteihin lähinnä graafista alaa silmällä pitäen. Vihkonen kuuluu Työturvallisuuskeskuksen julkaisusarjaan.

Tutkittava kuten työtapaturmatkin

Työnantajan tulisi tutkia läheltä piti -tilanteet samalla tavalla kuin tapaturmatkin. Kun syyt ovat selvillä, vaaran aiheuttajat voidaan poistaa, jotta vastaavaa ei enää pääsisi tapahtumaan.

Työpaikalla on myös oltava järjestelmä, johon sattuneet läheltä piti -tilanteet voidaan kirjata. Järjestelmä voi olla esimerkiksi täytettävä paperilomake tai sähköinen järjestelmä, joka mahdollistaa paitsi ilmoittamisen myös havainnon käsittelyn seuraamisen – aina riskien arviointiin asti.

Esiintyneet vaara- ja läheltä piti -tilanteet on otettava huomioon riskien arvioinnissa ja vaarojen kartoituksessa.

Läheltä piti -tilanteiden jälkeen kaikille työntekijöille on hyvä kertoa perusteellisesti, mitä tapahtui ja mikä johti tilanteen syntyyn. Näin voidaan ehkäistä vastaavat tilanteet tulevaisuudessa.

Raportoinnin tärkeyttä ei ymmärretä

Entäpä sitten, kun työpaikalle on laadittu järjestelmä ja raportointilomake, mutta läheltä piti -ilmoituksia ei vain ala kuulua. Voidaanko organisaatiossa tuudittautua uskoon, että turvallisuusasiat ovat kunnossa?

Tuskinpa.

Läheltä piti- ja vaaratilanteista jätetään raportoimatta esimerkiksi siksi, ettei raportoinnin tärkeyttä ymmärretä – tai työpaikalla ei yksinkertaisesti luoteta johtoportaan haluun tai kykyyn ratkaista turvallisuusongelmia.

Tai että ilmoituksista uskotaan koituvan ongelmia itselle tai muille eli pelätään leimautumista. Tai vain siksi, ettei viitsitä tai ehditä, onhan lomakkeen täyttäminen tai tietojen naputtelu kännykässä olevaan järjestelmään aina ylimääräinen vaiva.

Seuraavat asiat kannattaa ottaa huomioon järjestelmää suunniteltaessa:

  1. Raportoinnin on oltava helppoa, ja se kannattaa rakentaa osaksi järjestelmää, jossa työntekijät muutenkin ovat, esimerkiksi intranettiin, sähköpostiin, kännykkään.
  2. Raportissa ei kannata kysyä liikaa eikä ainakaan turhia asioita – lyhytkin raportti on parempi kuin ei raporttia ollenkaan.
  3. Raportoija tarvitsee palautetta siitä, millaisiin toimiin johtoportaassa on ryhdytty vaaran poistamiseksi. Palaute kannustaa raportoimaan seuraavankin kerran.
  4. Raportointiin tulisi kannustaa ja motivoida kaikkia. Aktiivisuudesta palkitseminen on hyvä kannustin.
  5. Raportoinnin on oltava luottamuksellista, myös nimettömänä ilmoittaminen on hyvä olla mahdollista.

Mahdollisimman konkreettiset tavoitteet

Nolla tapaturmaa on tavoite työpaikoilla, mutta sen saavuttamiseksi tarvitaan aikaa, työtä, yhteispeliä ja asennemuutosta sekä ennen kaikkea tiukkaa sitoutumista turvallisuusasioihin.

Yrityksen johdolla on tärkeä rooli: sen on näytettävä aidosti olevansa kiinnostunut työturvallisuuden parantamisesta. Turvallisuusasioita on käsiteltävä kokouksissa, ja yrityksen johdon on näytettävä omalla esimerkillään, että työturvallisuus on osa yrityskulttuuria.

Tarja Suonpään neuvo työpaikan läheltä piti -prosessille on yksinkertainen: ole mahdollisimman konkreettinen.

Hänen mukaansa suunnitteluvaiheessa tulisi miettiä, mitä prosessilla halutaan saavuttaa, miten sitä seurataan (mittarit), miten järjestelmää hallinnoidaan, miten korjaavia toimia seurataan, miten tieto kulkee ja onko käytössä riskienhallintajärjestelmä.

– Koko henkilöstö on perehdytettävä järjestelmän käyttöön, samoin uudet työntekijät aina taloon tultaessa. Turvallisuusosaamista voi myös testata kokeella, jonka oikeat vastaukset käydään yhdessä läpi.

Suonpään mukaan jokaisen työntekijän tulisi käydä läpi työpisteensä ja työympäristönsä pohtien, miten itse voisi vaikuttaa työpaikan turvallisuuteen, minkälaisia läheltä piti -tilanteita voisi sattua ja onko ympäristössä turvallisuuspuutteita.

Suonpää korostaa, että työturvallisuudessa pienetkin asiat ovat tärkeitä ja että turvallisuusohjeet koskevat paitsi työpaikan omaa henkilökuntaa myös esimerkiksi ulkopuolisia urakoitsijoita.

Mitä sanoo laki?

Työturvallisuuslain mukaan työnantajalla on laaja huolehtimisvelvollisuus. Lain tarkoituksena on ennalta ehkäistä ja torjua työtapaturmia.

Laki ei varsinaisesti velvoita ilmoittamaan tai raportoimaan läheltä piti -tapauksista. Tapaturmien estämisessä ennakointi on kuitenkin ensiarvoisen tärkeää. Korjaavat toimet olisi pystyttävä tekemään ennen kuin mitään on todella sattunut.

Läheltä piti -tilanteista ilmoittamisen tarkoituksena on työpaikan kehittäminen ja turvallisuuden parantaminen, ei työntekijöiden syyllistäminen, kiusaaminen tai vitsailu.

Pro Ilmoitus oppilaitoksille

Tutustu pilvipalvelumme päiväkodeille ja oppilaitoksille räätälöityyn versioon!

Pro Ilmoituksen logo

Työkalu läheltä piti -tilanteiden ja turvallisuushavaintojen hallintaan

Pyydä henkilökohtainen esittely - ei velvoita mihinkään!

Lisenssityyppi 1–9 henkilöä 10–29 henkilöä 30–49 henkilöä 50–99 henkilöä
Perus 99 € / vuosi (1–9 henkilöä) 199 € / vuosi (10–29 henkilöä) 299 € / vuosi (30–49 henkilöä) 599 € / vuosi (50–99 henkilöä)

Pyydä esittely

Hinnat ovat arvonlisäverottomia ja niihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero 24%.

Yli sadan hengen lisenssikokonaisuudet sopimuksen mukaan.

Pro ilmoituksen ominaisuuksia

Käyttäjäoikeuksien luonti ja hallinnointi

  • koska tässä palvelussa käsitellään monella tavalla kriittisiksi luokiteltavia henkilötietoja on niiden katseluoikeudet mietittävä tarkasti
  • koskee erityisesti alaikäisten tietoja

Turvallisuus- ja läheltä piti -tilanteiden ilmoitukset

  • kaksi erilaista lomaketta eri käyttöön (älypuhelin ja tietokone)
  • automatisoitu raportointi ja tilastointi

Päiväkotien sekä erilaisten koulujen ja oppilaitosten uhka- ja väkivaltatilanteiden ilmoittaminen ja käsittely

  • sekä opettajiin kohdistuva että lasten ja opiskelijoiden keskinäinen
  • käyttäjäoikeudet erittäin tiukkoja
  • valmiita proseduureja asian käsittelyyn
  • automatisoitu raportointi ja tilastointi

HUOM! Palvelussa on myös yleinen ilmoituslomake kaikilla työpaikoilla ja toimialoilla tehtäville väkivaltatilanteiden ilmoituksille.

Työpaikalla/työssä ja oppilaitoksissa esiintyvästä häirinnästä ilmoittaminen

  • mahdollisuus valita useista eri häirinnän tyypeistä
  • käyttäjäoikeudet erittäin tiukkoja
  • valmiita proseduureja asian käsittelyyn (jopa AVIin asti)
  • raportointi ja tilastointi

Tietosuojaan liittyvien tietoturvaloukkausten ja muiden poikkeamien ilmoittaminen

  • mahdollisuus tehdä myös tietosuojan poikkeamista ilmoitus, koska näissä kaikissa edellä esitellyissä kohdissa käsitellään paljon henkilötietoja ja toiminnan on oltava tietosuoja-asetuksen mukaista
  • perinteiset toimintatavat usein laittomia ja tietoturvattomia

Tutustu muihin pilvipalveluihimme täällä!

Palvelua toteuttamassa